Quy trình tổ chức sự kiện event chuyên nghiệp tại T&G Media

Thay vì tự đầu tư và thực hiện mọi công đoạn của sự kiện, nhiều khách hàng đã tìm đến những công ty tổ chức sự kiện, dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Có thể kể tới các lợi ích sau:

• Tính chuyên nghiệp, chuyên môn cao
• Tiết kiệm chi phí, thời gian tổ chức sự kiện
• Cung cấp thêm dịch vụ quảng cáo hình ảnh

Dịch vụ tổ chức sự kiện giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí

Quy trình tổ chức sự kiện tại T&G Media

Để lên tổ chức sự kiện thành công, cần bắt đầu ngay từ giai đoạn nhận Brief (bản tóm tắt yêu cầu) từ khách hàng. Quy trình tổ chức sự kiện tại T&G Media bao gồm 8 bước cơ bản sau:

Bước 1: Nghiên cứu tổng thể sự kiện sẽ tổ chức

Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch chi tiết, cần phải nghiên cứu và hiểu rõ hết những thông tin cơ bản về sự kiện đó: loại hình (lễ khai trương, kỉ niệm thành lập, triển lãm sản phẩm…), chủ đề, thời gian, địa điểm, ngân sách… Tại T&G Media, chúng tôi luôn cẩn thận và đầu tư nghiên cứu kĩ lưỡng ngay từ đầu những thông tin khách hàng cung cấp.

Bước 2: Sáng tạo xây dựng ý tưởng

Đây là bước tạo nên sự khác biệt và chất lượng của từng công ty tổ chức sự kiện. Ý tưởng phải được xây dựng dựa trên chủ để, mục tiêu và đối tượng tham gia sự kiện. Với đội ngũ nhân viên, chuyên viên tổ chức sự kiện kinh nghiệm, giàu sáng tạo, T&G Media sẽ đảm bảo đem đến cho khách hàng proposal ấn tượng nhất.

Bước 3:  Thiết kế sự kiện

Sau khi đã có ý tưởng, cần cụ thể hóa chúng thành các mục sau:

– Khảo sát lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện (trong nhà, ngoài trời)

– Ấn định thời gian tổ chức sự kiện

– Xác định concept cho sự kiện

– Thiết kế hình ảnh, banner để quảng cáo sự kiện

– Lên nội dung các tiết mục trong sự kiện

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi thiết kế các nội dung chính của sự kiện, giờ là lúc bắt tay vào chi tiết. Cần phân chia nhân sự đảm nhận các đầu công việc, thuê thiết bị, phương tiện di chuyển. Đồng thời dự trù các rủi ro để đưa ra phương án giải quyết.

Bước 5. Bắt tay thực hiện kế hoạch đã lên

Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ bắt tay liên hệ để chuẩn bị thiết bị, sân khấu, đội ngũ PG sự kiện, nhóm nhảy, in standee, banner…  Với kinh nghiệm nhiều năm và có mối quan hệ với các nhà cung cấp lớn nên T&G Media sẽ có được nguồn nhân sự cho khâu này ở mức giá hết sức ưu đãi

Bước 6. Dàn dựng sự kiện

Trước khi sự kiện chính thức diễn ra, đội ngũ chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành dàn dựng để đảm bảo sự kiện đúng kế hoạch, đảm bảo tiến độ.

Bước 7: “Chạy” sự kiện

Đây là bước quyết định thành công hay thất bại của kế hoạch và công đoạn chuẩn phía trước. Nếu đảm bảo quy trình diễn ra đúng chuẩn, mọi kế hoạch, dàn dựng đã cẩn thận, tỉ mỉ thì sự kiện sẽ trơn tru. Khi sự kiện diễn ra, đội ngũ nhân sự của T&G Media sẽ theo sát, điều phối nhân sự hợp lý để đảm bảo bao quát toàn bộ những diễn biến của sự kiện.

Bước 8: Kết thúc sự kiện

Sự kiện kết thúc, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thu dọn thiết bị, sân khấu. Sau đó, thanh toán chi phí còn lại cho nhà cung cấp.

Tại T&G Media, khi sự kiện kết thúc chúng tôi vẫn tiến hành tiếp tục họp lại, bàn bạc và rút kinh nghiệm để tránh những sai sót trong các sự kiện tiếp theo.

Bạn đang tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín chuyên nghiệp với giá “hạt dẻ” nhất Hà Nội?  Liên hệ ngay với T&G Media để được trải nghiệp dịch vụ tổ chức sự kiện Event chuyên nghiệp:

Hotline : 0973829.916 – 0912.008.331

Email: Giangpt.vtv@gmail.com

Website: tgmedia.com.vn